¿Sabes qué es la automatización de cuentas por cobrar?

¿Sabes qué es la automatización de cuentas por cobrar?

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Evita que las cuentas por cobrar se conviertan en un dolor de cabeza, automatizarlas hacen de este un proceso ágil y eficiente. Te contamos cómo hacerlo y sus beneficios.

Las cuentas por cobrar representan un crédito que una empresa concede a los clientes para contribuir a financiar su actividad económica. Son también, un dinero que está pendiente de cobrar por la venta de bienes o servicios; según la Economipedia, portal web de educación económica y financiera. 

El panorama es indeseable pero conocido por todos: un día cualquiera, ese cliente prometedor que quedó totalmente satisfecho con tus servicios o productos parece desaparecer. No contesta los mensajes ni paga la factura que se emitió a tiempo. Nada. Mes tras mes, ese y otros clientes que se han ido sumando van acumulando un saldo que, sin duda alguna, también elevan tu descontento. 

Llegan entonces las preguntas perturbadoras, que pocos admiten pero a todos aquejan: ¿por qué no paga?¿dónde está mi dinero?¿si le presté el servicio a tiempo y de calidad porque no cancela la factura? Las respuestas, aunque escurridizas, están al alcance de tu mano: recibir los pagos de las facturas depende, en gran medida, de contar con una estrategia de cobro definida, un sistema de cobranza automatizado y efectivo.

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Como dueño, gerente o administrador sabes que toda empresa necesita convertir las cuentas por cobrar en ingresos, pues es gracias al flujo de caja que se posibilita tomar decisiones hacia el futuro: inversiones, compras de insumos, pagos de obligaciones financieras; ninguna sería posible si no ingresa dinero a la compañía.

Pues bien, la automatización de las cuentas por cobrar busca facilitar los procesos reduciendo la intervención humana para, así, reducir tiempos de cobro y respuesta, el margen de error en tareas como notificar a los clientes, recibir pagos, conciliar el recaudo y los bancos. 

¿Cómo así?, te explicamos: en los procesos de cobro normalmente se debe emitir una factura, enviarla al cliente, confirmar que le haya llegado, establecer una fecha de pago, hacerle recordatorio al cliente días previos al pago, entre otras tareas. Esto, quizá suene breve, pero si se multiplica por todos los clientes a los que debe ejecutárseles la misma cadena de proceso ya no es tan sencillo. 

Por eso, contar con un plataforma que posibilite esa cadena de acciones de manera automática va a favorecer indudablemente las operaciones de cobro, la eficiencia en el cumplimiento y va a evitar fugas contractuales. 

Lejos de tratarse de una simple herramienta para cobrar las facturas pendientes es apostarle a la transformación digital de tu empresa y a procesos financieros más eficaces y seguros. 

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4 Beneficios de la automatización del cobro de carteraautomatización de cuentas por cobrar

Facilitar los recaudos a tiempo, detectar deficiencias en los procesos de cobranza e identificar posibles nudos críticos que se deban resolver con urgencia para asegurar el flujo de caja, son solo algunos de los beneficios de la automatización del cobro de cartera. Y sin duda, todos los mencionados llevan a un mismo resultado: mejorar las relaciones con los clientes

Estos son los beneficios más relevantes que obtendrás al automatizar tu gestión de cuentas por cobrar: 

 

1. Integración con los procesos de cobranza

La emisión de la factura, el envío al cliente, los recordatorios previos a la fecha de cancelación, sobre la fecha y después de esta, la habilitación y recepción del pago, serán eslabones del proceso de los cuales no preocuparse, pues se ejecutarán de manera automática gracias a la plataforma que elijas para ello. 

 

2. Optimización de los tiempos de cobro

En vista de que los pasos mencionados anteriormente se realizan de manera automática, los tiempos de cobro van a ser mucho más ágiles  y oportunos. Esto en vista de que enviar una factura o un recordatorio de pago ya no depende de una persona que tiene a cargo equis número de clientes, sino que, gracias a la automatización, serán acciones inmediatas previamente configuradas.

 

3. Mejoramiento de los indicadores de desempeño

Conocer quién te debe y quien te paga en tiempo real permite conocer el comportamiento de pago de los clientes, realizar un análisis más preciso y actualizado de tus indicadores, así como apostarle a decisiones estratégicas en el futuro que se reflejan, a su vez,  en la mejora de resultados. 

 

4. Disminución del error humano

Como ya te habrás dado cuenta, los procesos de cobro intermediados por los seres humanos tienden a tornarse lentos y con mayor cabida a los errores. Esto debido a que cada vez más el número de clientes aumenta, la persona responsable del proceso de cobranza puede confundir las fechas de cobro de unos u otros, así como tener algún inconveniente o un simple olvido en el envío de correos de recordación, envíos de facturas y demás.

Una de las características más relevantes en la automatización de procesos de cobranza es la disminución del error humano. 

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¿Cómo elegir la mejor opción de automatización de cuentas por cobrar?automatización del cobro de cartera

Como ya sabes, en Págalo le apostamos a conectar a empresas y personas para que vivan sus procesos de facturación, cobro y pago de una manera fácil, ágil y segura, a través de soluciones digitales eficientes e innovadoras. 

Una de ellas es la automatización de la gestión de cuentas por cobrar, a través de nuestra plataforma integradora de procesos financieros. 

Esta, habilitada por el open banking (o banca abierta) te permite tomar información financiera de fuentes como tus clientes, proveedores, ERP o sistemas contables, bancos, entre otros; para alimentar y mejorar los diferentes procesos que automatiza. 

Entre otros beneficios, las soluciones de Págalo te permiten:

  • Integrar y personalizar tu estrategia de cobranza y comunicación.
  • Reducir y optimizar los tiempos de cobro.
  • Conocer quién te debe y quien te paga.
  • Analizar indicadores de resultado.
  • Integrar la facturación electrónica, cuentas por cobrar y pagar en un solo sistema.

Además,  la automatización no solo repercute en beneficios para tu compañía, sino también para tu cliente en la medida que les facilitas la manera de ponerse al día con sus cuentas sin que se convierta en una conversación tediosa entre tu cliente y tu equipo de trabajo; logrando una eficiencia cíclica en el negocio con un nivel de satisfacción alto de ambas partes. 

 

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