¿Cómo tener un buen proceso de cuentas por cobrar?

¿Cómo tener un buen proceso de cuentas por cobrar?

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El proceso de cuentas por cobrar es la forma en la cual tu empresa gestiona todo lo que te deben los clientes. Aprende aquí cómo realizarlo de la manera más óptima y efectiva.

¡Optimizar el orden y la gestión! Eso es lo que necesitas cuando lo que buscas en tu empresa es mejorar y agilizar el proceso relacionado con las cuentas por cobrar  

Inmediatamente establezcas una estrategia y estés con total disposición de hacer mejoras e intervenciones digitales y automáticas en los procesos y herramientas de tu empresa, te aseguramos que verás cambios más que significativos. 

Antes de mencionarte y explicarte cómo se debe realizar la gestión y estrategia de cuentas por cobrar a clientes, es fundamental que comprendas que este tipo de cuentas hacen alusión al dinero que estos mismos te deben por la venta de tus servicios o productos.  

Una gestión óptima de este proceso implica, entre otras acciones:

  • Tener en orden las facturas por cobrar  
  • Relacionamiento y comunicación efectiva con los clientes. 
  • Puesta en práctica de algunas tácticas de cobro para lograr la cancelación de la deuda. 

La gestión de cobranza requiere de una estrategia integral para mantener la liquidez de tu empresa, para que esta  cuente con los recursos necesarios para suplir la operación, cumplir con los compromisos financieros y recibir las utilidades esperadas.

Mejores prácticas en el proceso de cuentas por cobrar

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Realmente tener una buena gestión interna de las cuentas por cobrar es y será fundamental para el funcionamiento de tu empresa, ya que lo que te deben son tus ingresos y por ende, deberás hacer todo lo posible para cuidarlos. 

Lo mejor y más básico que puedes hacer en un inicio es preguntarte por todos los pasos que tiene tu proceso de cobranza y cómo se están realizando.

De la manera más tradicional y manual, el paso a paso de la gestión de cobro suele incluir en todo el proceso a una persona o un área que tiene como funciones desde enviar la factura, hacer un seguimiento de los plazos, los recordatorios de cobro y mora a tu cliente, hasta la conciliación de los pagos recibidos.

Si en este momento te estás preguntando sobre qué puedes hacer para lograr mejores prácticas y resultados en este proceso, una respuesta definitiva, sería además de digitalizarlo hacerlo automático.

 

Descubre: 3 procesos financieros que tu empresa debería automatizar 

 

Al lograr esta transformación encontrarás diferentes beneficios, entre los que mencionamos:

  • El área encargada de este tema podrá ocupar su tiempo en labores más estratégicas y menos manuales. 
  • La gestión de cuentas por cobrar  tendrá una mejor trazabilidad, al ser un proceso sistematizado que te permitirá saber con claridad quién debe y quien paga.  
  • Mejorará la relación y comunicación con los clientes. Y de paso, conocerás su comportamiento de pago. 
  • Se agilizará  la conciliación bancaria y de recaudo.

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Contar con un proceso automatizado te ayudará a cumplir con los siguientes pasos que  garantizan una excelente gestión interna de las cuentas por cobrar: 

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¿Cuentas por cobrar vs. Cuentas por pagar?

Si bien ya te explicamos que las cuentas por cobrar hacen referencia a lo que te deben, es preciso decirte que las cuentas por pagar son lo que como empresa le debes a otras que te han vendido un producto o servicio.

 

“Las cuentas por pagar son deudas que posee una empresa a sus acreedores y proveedores, como resultado de la adquisición de materiales, insumos, bienes y servicios”. Fuente enciclopediaeconomica.com

Págalo y su servicio de cuentas por cobrarpagalo-cuentas-po-cobrar

Págalo, el primer integrador de procesos financieros de Colombia, es una plataforma tecnológica que facilita la facturación, la gestión de cuentas por cobrar y el pago de facturas. 

Dentro de su servicio de Cuentas por cobrar, le permite a las empresas crear estrategias de cobro, enviar notificaciones de cobro personalizadas a los clientes y recibir pagos en línea. 

Veamos cada uno de estos aspectos. 

 

Crea programas de cobro

¿Y en qué consiste esto? En definir la mejor forma de cobro para los clientes sin afectar su experiencia de pago, con el objetivo de agilizar el ingreso del dinero a la empresa. 

Y ¿cómo lo hace Págalo? Creando programas de cobro donde se agrupan las facturas por cobrar según criterios establecidos por la empresa, como por ejemplo: ubicación, producto, comportamiento de pago del cliente, medios de cobro, forma de pago, entre otros. 

Además, en los programas de cobro se definen las condiciones comerciales y financieras de cobro, como por ejemplo: descuentos y recargos; así mismo se selecciona el medio de cobro y se configura  la estrategia de comunicación.

 

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Envía notificaciones de cobro

Esta funcionalidad tiene un componente tanto estratégico como operativo.

Estratégico, porque a partir del programa de cobro creado  anteriormente, se define a quién se le debe enviar notificaciones, cuándo, por cuál canal, qué mensaje se enviará y con qué frecuencia de envío.  

Y un componente operativo, porque de manera automática Págalo hace todo esto por tu empresa. 

 

Recibe pagos en línea

Al poder recibir pagos en línea, todo será más práctico y seguro, pues tus clientes podrán pagar con tarjetas de crédito, PSE, botón Bancolombia, Nequi, Efecty. 

Ten en cuenta que  tu empresa es la que elige la cuenta de recaudo y habilita los medios de pago para los clientes.

Adicionalmente, podrás conocer el estado real de las transacciones y tendrás acceso al reporte por cada uno de los programas de cobro que tengas habilitados,  para conocer la gestión del proceso y la gestión del pago, de esta manera, siempre tendrás el panorama más completo posible. 

Todas estas facilidades que ya te mencionamos son las claves para que tu empresa se identifique como una que reconoce la importancia de las cuentas de cobro como una estrategia que garantiza la liquidez , el crecimiento y el buen relacionamiento con los clientes. 

 

Descubre cómo en Págalo podemos ayudarte con la gestión de cuentas por cobrar

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