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Las cuentas por cobrar, uno de los activos más importantes después del efectivo, son la representación de la venta o prestación de algún servicio. ¿Cuáles son sus tipologías?¿Cómo se calculan?¿Pueden convertirse en cuentas incobrables?, te contamos todo lo que debes saber al respecto.
Aunque pueden originarse de muchas maneras, las cuentas por cobrar son el compromiso de pago de un cliente por la prestación de alguno de tus bienes o servicios, préstamos, derechos respaldados en documentos como facturas, pagarés, letras de cambio, entre otros.
Hablamos con Beatriz Helena Grisales, Contadora Pública y Especialista en Finanzas Corporativas, para que nos respondiera las preguntas más frecuentes sobre las cuentas por cobrar. Da clic en los archivos de audio para descubrir las respuestas.
¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?
Sumado a todo lo mencionado, la importancia de las cuentas por cobrar radica de forma directa en el giro del negocio y su competencia. Y ya que estas representan la posibilidad de financiar un pago por parte del tercero, la recaudación del mismo juega un papel crucial. Beatriz Helena Grisales, Contadora Pública y Especialista en Finanzas Corporativas nos cuenta por qué.
¿Conoces las características de las cuentas por cobrar?
Como se mencionó más adelante, las cuentas por cobrar actúan como una especie de crédito o préstamo a un cliente y su cobro puede ser a corto (cuando la fecha de cobro es inferior a un año) o largo plazo (cuando supera el año). Por lo general, los elementos o características de las cuentas por cobrar se evidencian en la factura y son los siguientes:
- El plazo de cobro (fecha de vencimiento).
- El importe de la deuda.
- El método de pago.
- Los datos del cliente.
Beatriz Helena nos explica a continuación otras características.
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¿Sabes cómo se clasifican las cuentas por cobrar?
Como ya te adelantamos un poco, las cuentas por cobrar se pueden clasificar en dos tipos:
- Corto plazo: aquellas que requieren de disponibilidad inmediata dentro de un plazo inferior a un año. Estas se deben presentar en el Estado de Situación Financiera como activo corriente.
- Largo Plazo: su disponibilidad es superior a un año y se deben presentar en el activo no corriente.
Clasificación de cuentas por cobrar, ejemplos
Los casos prácticos siempre serán la mejor herramienta para comprender cualquier tema, así que invitamos a Beatriz Helena Grisales, Contadora pública y Especialista en Finanzas Corporativas a que nos ilustrara un ejemplo de cómo se contabiliza una cuenta por cobrar de manera sencilla:
¿Cuáles son cuentas por cobrar y cuáles no lo son?
Probablemente ahora que conoces los beneficios y los riesgos de las cuentas por cobrar, así como las ventajas de un buen sistema de gestión de cobranzas, te preguntarás cuáles son las cuentas por cobrar y cuáles definitivamente no lo son.
Para tener un panorama mucho más completo del asunto, Beatriz Helena Grisales respondió:
Aprende más sobre: Cómo tener un buen proceso de cuentas por cobrar
¿Qué pasa si los clientes nunca pagan lo que deben?
La gestión de cobros es sin duda una de las acciones cruciales para tener un flujo de caja saludable. Así pues, adelantarse a los cobros de facturas de tus clientes no solo es importante para evitar posibles pérdidas sino que además permite llevar un control más preciso y ordenado de las finanzas de tu empresa.
Sin embargo, la tardanza en los pagos por parte de los clientes es un problema que no podemos ignorar, pero permitir que esto ocurra depende en gran parte de tu proceso de gestión de cobranza, de ahí que incluir estrategias que faciliten una cobranza efectiva será un paso importante.
¿En qué te afecta no contar con un sistema de gestión de cobranza?
Directa o indirectamente, algunos de los factores más relevantes suelen ser:
- Imprecisiones en flujo de caja: tener las cuentas claras en tu negocio no siempre es tarea fácil, pero sí necesaria para garantizar el buen funcionamiento del mismo. Cuando la gestión de cobros se altera, tu negocio también, pues no logra recaudar lo esperado en el tiempo establecido.
- No permite la inversión ni el desarrollo de tu empresa : lo anterior repercute indiscutiblemente en el desarrollo de tu empresa pues, al no tener claro cuáles son los ingresos y deudas que generan tus clientes, será imposible determinar cantidades de dinero para invertir en el desarrollo o innovación de tu organización.
- Reduce los beneficios para tus clientes : una gestión de cobranza automatizada y oportuna representará mayor control sobre tus activos y, al mismo tiempo, la posibilidad de lanzar ofertas especiales, descuentos o incluso incentivos para tus clientes, cultivando su fidelización y motivando la recompra. Además de mejorar la experiencia de cobro y pago en tu negocio.
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¿Una cuenta puede ser incobrable?
Según la Economipedia, portal web de educación económica y financiera, “Las cuentas incobrables son aquellas que una empresa ya no puede recuperar luego de haber efectuado, por ejemplo, una venta a crédito. Es decir, las cuentas incobrables corresponden a un monto del valor total de las ventas que los clientes o deudores no llegan a cancelar”.
Esto es parte del riesgo del negocio que se conoce como riesgo de crédito pero que suele minimizarse con una gestión adecuada de cobranza.
Los principales factores que influyen en las cuentas incobrables, según el mismo portal, son:
- Gestión de cobranza de la empresa: aunque ya hemos sido enfáticos con esta recomendación, es cierto que resulta ideal una guía a la hora de ejecutar esas cobranzas y, por suerte, existen herramientas y sistemas que lo facilitan. Por ejemplo, puede ofrecer una disminución del monto de la deuda para recuperar o, al menos, un porcentaje del valor de la venta.
- Entorno macroeconómico: según la Economipedia, ante una coyuntura de crecimiento económico las personas y empresas tendrán más recursos para cumplir con sus obligaciones. Sin embargo, frente a una crisis, los agentes serán más proclives a caer en el impago.
- Situación particular del deudor: Puede ser que el individuo o empresa deudora enfrente un problema de solvencia y por esto es fundamental que conozcas un poco más sobre tu cliente antes de venderle a crédito.
Como viste, las cuentas por cobrar pueden percibirse de un forma menos ligera y tener un control adecuado sobre ellas hará la diferencia en tu flujo de caja, y así mismo, en el direccionamiento estratégico de tu administración.
Si necesitas acompañamiento y apoyo en la gestión del proceso de cuentas por cobrar, conoce más sobre Págalo.
