Lo que debes saber para elegir un sistema de facturación electrónica

Lo que debes saber para elegir un sistema de facturación electrónica

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Un sistema de facturación electrónica es un actor protagónico en la correcta gestión financiera de tu empresa. Pero ¿cómo saber qué debe ofrecerte para que sea de verdad útil? Recuerda, además, que facturar electrónicamente es una obligación.

En el mercado abundan los sistemas de facturación electrónica, unos con más funcionalidades o de mayor o menor precio, así que es imprescindible que sepas identificar las funcionalidades que le servirán verdaderamente a tu negocio y hagas un balance del costo beneficio de cada uno de estos.

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Pero nos estamos adelantando. Tal vez valga la pena empezar por el principio.

 ¿Qué es un sistema de facturación electrónica?

Un sistema de facturación electrónica, obvio, te ayuda a cumplir con la obligación de  facturar electrónicamente. Es un software que facilita la gestión de un proceso fundamental de tu negocio. En algunos casos te ayudará a mejorar otros procesos, por ejemplo:

  • Seguimiento a los clientes.
  • Construcción de bases de datos.
  • Acceso al histórico de facturas.

Además, con la facturación electrónica puedes:

  • Ahorrar hasta un 80% en gastos que representa la gestión de las facturas de papel, calcula la DIAN.
  • Optimizar los tiempos que debas destinar al registro contable y la tesorería.
  • Tener mayor control sobre el estado de cada factura (recepción, rechazo o aceptación).
  • Lograr que los trámites internos sean más ágiles.

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¿Qué es la factura electrónica?


La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la define así:
“Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios”.

¿Qué debe tener un sistema de facturación electrónica?

Un sistema de facturación electrónica cumple con una funcionalidad básica: facturar electrónicamente.

Sería muy útil si esa facturación electrónica provee los documentos con la validación de la DIAN y gestiona de manera automática el envío automático de facturas, notas crédito y notas débitos.

¿Un sistema de facturación electrónica permite la automatización de procesos financieros?

Si estás pensando en una herramienta que te permita una gestión más completa, más que un sistema de facturación electrónica lo que necesitas es una plataforma de pago donde es posible la automatización de los procesos financieros, que van desde el proceso de facturación electrónica hasta la recolección de datos sobre los recursos de la empresa que te servirán para tomar decisiones financieras con la información necesaria. 

Además, los integras en una única herramienta, con un proceso digital claro y fácil de usar.

Una plataforma es una solución más completa, pues reúne otros procesos, como las facturas por cobrar y las facturas por pagar. Esta integración reporta verdaderos beneficios, como la disminución de los los costos, tiempos y procesos operativos dentro de tu compañía o el fortalecimiento del proceso de transformación digital de la empresa, entre otros.

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Hay muchas empresas habilitadas para ofrecer servicios de facturación electrónica, pero está claro que es mejor ir más allá de diligenciar los datos de emisión, cargar los documentos en el sistema, emitir una factura, gestionar los comprobantes y el certificado digital y obtener el registro ante la DIAN.

Así que lo que deberías buscar es una plataforma de facturación electrónica y este debe permitirle a tu empresa varios asuntos:

Optimizar los procesos de gestión administrativa

Esto se logra por medio de la automatización de las tareas repetitivas. Es lo mínimo que debes encontrar en una plataforma de facturación electrónica.

Fortalecer la toma de decisiones

Contar con información confiable, precisa y en tiempo real te permitirá tomar decisiones con mayor control de las finanzas de tu empresa. 

Lograr mayor control y trazabilidad

Quién paga y quién adeuda. Cuándo debe pagar. O por el contrario, qué se debe y cuándo hay que cancelar cada factura. Una plataforma de facturación electrónica te debe permitir conocer todo el espectro financiero de tu empresa: los ingresos y los egresos, tus pasivos y los activos, así como las obligaciones bancarias o impositivas, para saber, en tiempo real, el verdadero flujo de caja de tu compañía. 

Agilizar y controlar la facturación electrónica

Esto por supuesto que es fundamental, lo mismo que facilitar la gestión de recaudo y el registro fácil y rápido de los movimientos financieros ante la DIAN.

 

Es ideal, además, que una plataforma de pagos te permita:

  • El envío como la recepción de facturas.
  • El soporte de diversos formatos de factura.
  • Una adecuada capacidad de almacenamiento de la información acorde con las necesidades de tu empresa.
  • Conocer analíticas de los datos recogidos.

Esto para que, en una sola herramienta, reúnas los procesos de facturación, cobro y pago. Así tendrás mayor control sobre los recursos de la empresa, lograrás disminuir los días de cartera y sabrás más claramente cómo es el comportamiento de pago de tus clientes. Todo esto, además, en un entorno seguro. Así, tu compañía fortalecerá la calidad y la eficiencia de toda su operación.

 

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