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Las estrategias de cobranza enrutan las acciones que vas a aplicar para que tus cuentas de cobro no se conviertan en un dolor de cabeza para ti ni para tus clientes. Descubre cómo en Págalo te ayudamos a crearlas y optimizarlas.
La implementación de políticas e indicadores de desempeño suelen ser el marco a partir del cual se definen las estrategias de cobranza; sin embargo, es habitual que estos procesos se conviertan en manualidades para tu equipo de trabajo en dicha área. De allí, la importancia de automatizar e integrar las actividades en búsqueda de efectividad y practicidad.
Aunque no parezca, la gestión de cobranza puede ser una de las operaciones más complejas a nivel corporativo, pues significa poner en marcha una estrategia con un conjunto de tácticas que permitan negociar con los deudores sin debilitar las relaciones comerciales.
Se requiere de planificación y un norte específico para cada caso de clientes; y aquí la primera pista: no todos los clientes deben recibir el mismo manejo, ¡debes segmentarlos! Si quieres saber cómo se realiza la gestión de cobranza de manera óptima, sigue leyendo.
¿Cómo se realiza el proceso de cobranza?
Normalmente el proceso de cobranza puede categorizarse en tres etapas, Andrés Felipe García Suárez, Product Manager de Págalo, nos explica de manera fácil:- Preventiva: se refiere a diferentes tipos de cobranza preventiva que puedes poner en práctica con antelación al vencimiento de la factura, para evitar retraso en el pago de la misma.
- Administrativa: esta etapa inicia en el momento en el que se genera el retraso, es decir, a partir del día siguiente al vencimiento de la factura.
- Judicial: la cobranza judicial, como su nombre indica, se lleva a cabo cuando no fue posible llegar a un acuerdo con el deudor y deben implementarse acciones legales. Esta es la etapa que por supuesto querrás evitar y para la cual, antes, durante y después de una factura, contarás con la complicidad y ayuda de Págalo; ejecutando acciones contundentes que te permitan evitar esta instancia.
- Macro: llámalo ruta, propósito o estrategia. El componente macro es definir lo que quieres lograr con tu gestión de cobranzas.
- Táctico o programa de cobranza: este componente, por su parte, determina los pasos que vas a seguir para lograr el componente macro, es decir, la estrategia. Y entre muchos aspectos, puedes definir por ejemplo qué canales financieros implementarás para cada rubro; a qué cuenta ingresan qué pagos de manera automatizada, etc.
- Operativo: por último, el elemento operativo de toda gestión de cobranza radica, sobre todo, en los envíos de notificaciones, la ejecución de pagos y conciliaciones.
¿Cómo se le cobra a un cliente moroso? 5 tácticos para recuperar la cartera de tu empresa
Como el proceso de cobranza no suele ser fácil, resulta indispensable aplicar las mejores prácticas al momento de hacerlo. Estas son algunas de nuestras recomendadas.
Veamos cada una de ellas.
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Crear políticas de cobranzas
Tener procedimientos sólidos y rutas de cobro definidas dentro de la empresa hará más efectiva la recuperación de cartera. Así como definir a qué clientes es posible otorgarle créditos, descuentos por pronto pago, y qué requisitos deberían cumplir para otorgar determinados beneficios. Con políticas bien establecidas podrás conocer con mayor rapidez cuáles acciones funcionan y cuáles no, y así mejorar tu gestión de cobranza.
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Segmentar a los clientes
Tener claro que cada cliente es diferente es ajustar desde el principio las posibilidades de cobro para cada uno y lograr que el pago sea el esperado; pues cada cliente tiene características diferentes y cada una de ellas te permitirá brindarle soluciones personalizadas de acuerdo al caso. Algunas posibles segmentaciones son:
- Tipo de crédito.
- Razón por la cual fue otorgado el crédito.
- Historial de pago.
- Situación actual del cliente.
- Capacidad de pago.
- Causa del retraso.
- Otros factores.
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Establecer incentivos de pago
Ofrecer al cliente diferentes opciones que lo motiven a pagar a tiempo es otra práctica que puedes implementar. De esta manera, el cliente puede sentirse tentado a cumplir con la obligación por los beneficios que esto le genere.
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Proporcionar diferentes opciones de pago
Recuerda que el propósito final de la gestión de cobranza es intentar reducir las cuentas por cobrar acumuladas y evitar que se conviertan en incobrables; impactando en pérdidas para la compañía. Por eso, brindar diferentes medios de pago es una gran alternativa a la hora de gestionar los cobros. Además, te permitirá estrechar los lazos con tus clientes que, cada vez más, se sentirán escuchados y acompañados.
Aprende más sobre: Automatización de cobranza
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Automatizar la gestión de cobranza
Actualmente existen herramientas que te permiten agilizar y mejorar considerablemente los procesos de cobranza, sin embargo, en Págalo somos el primer integrador de procesos financieros de Colombia y con nuestras soluciones no solo podrás llevar de forma más ordenada y precisa la información de los clientes, sino que además tendrás un soporte de parte de nuestro equipo para tu trazabilidad y tranquilidad.
Ventajas de tener un plan de trabajo de cobranza eficiente
Llevemos el tema a la cotidianidad de cualquier compañía: uno de tus clientes tiene como fecha de pago el 07 de cada mes, sin embargo, el 08 de cada mes acostumbra escribirte para informarte que no podrá pagarte hasta el 15.
Desde otro ángulo podría ocurrirte a ti, como empresario, que los servicios que prestas son pagados a 90 o 120 días, pero ¿cómo harás para pagar la nómina hasta entonces? En ambos casos, esa particularidad de que lleguen primero las deudas y después los ingresos es denominada “descalce de flujo de caja”.
Andrés Felipe García, Product Manager de Págalo, indica que el flujo de caja es el ingreso y salida de dinero y que, a partir de un ejemplo como el anterior que es de hecho la realidad de muchas compañías, nace la relevancia de las estrategias de cobro.
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¿Cuál es la importancia de un plan de cobranza? |
Andrés señala que la mayoría de las compañías suelen verse en la obligación de imprimir listados de excel y registros de los bancos e intentar comparar de manera manual cuáles clientes han pagado y cuáles no.
Mientras que con plataformas de integración financiera como Págalo, puedes elegir los elementos vitales de tu cobranza (asignar un código de referencia de pago a cada deudor, por ejemplo) para que no tengas que estar buscando cada mes a quién corresponde equis pago.
Optimiza tu proceso de cobranza con Págalo
¿Qué podrás encontrar en Págalo y su servicio de cuentas por cobrar?
Tu compañía tendrá un rastreo detallado del comportamiento de tus cuentas de cobro. Podrás monitorear los pagos de los clientes y de los programas, así como analizar la eficiencia de lado y lado para tomar decisiones más estratégicas y sostenibles en el tiempo.
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Crea programas de cobro |
Personaliza las notificaciones de cobro |
Recibe pagos en línea |
| Agrupa las facturas según diferentes criterios (ubicación, producto, comportamiento del cliente, entre otros. |
Define a quién se le debe enviar notificaciones, cuándo, por cuál canal, qué mensaje se enviará y con qué frecuencia. | Tus clientes podrán pagar con tarjetas de crédito, PSE, botón Bancolombia, Nequi, Efecty. |
| Define las condiciones comerciales y financieras de cobro, como por ejemplo: descuentos y recargos. | Programa el envío inteligente de comunicaciones. | Podrás conocer el estado real de las transacciones. |
| Automatiza los cobros a tus clientes en función de su comportamiento de pago. | Visualiza el estado de los mensajes. | Tendrás acceso al reporte por cada uno de los programas de cobro que tengas habilitados. |
Si deseas optimizar tu gestión de cuentas por cobrar, prueba gratis nuestra herramienta.
