¿Qué es una estrategia de cobranza?

Realizar un análisis breve de tus clientes y diseñar un plan que se adapte a las necesidades y comportamiento de pago de cada uno de ellos es fundamental en toda estrategia de cobro. Te contamos cómo optimizar este proceso y por qué es importante.

A la obtención de un pago pactado, se le llama cobranza. Sin embargo, no siempre implica que esa acción se ejecute en el momento en el que la empresa  entrega la mercancía o presta el servicio, pues la cobranza puede darse antes, durante o después de la venta. 

Según la Economipedia, portal web de educación económica y financiera, la gestión de cobros es, entonces, aquellas “tareas administrativas y financieras que forman parte de la tesorería y que se encargan de las tareas de previsión, control, conciliación y reclamación de los flujos monetarios en la empresa”.

La estrategia de cobro, entonces, define la coordinación de recursos y las acciones a implementar, con miras a estandarizar, automatizar, medir y controlar los procesos de cobranza. En otras palabras, esta estrategia pretende sistematizar dicha labor a través de la organización y coordinación de procesos. 

Seguramente esta escena te resulte familiar: eliges una fecha (o dos) al mes para imprimir el listado de las cuentas por cobrar, sus respectivas fechas de cancelación y una a una verificas cuáles de esos pagos han ingresado o no a la cuenta. 

¿Práctico?, ¿eficiente?, ¿confiable?, no tanto. Pues bien, las estrategias de cobro nacen para darle solución a ese ejercicio manual que usualmente se convierte en un dolor de cabeza para ti. 

Entonces, poder estudiar los casos ideales para cada cliente o grupo de clientes, acordes a sus características, y ofrecerles alternativas de pago ya sea extensión de tiempo, reestructuración de la deuda o cualquier otra que les convenga (y a ti por consecuencia) resulta glorioso en un panorama como el anterior. 

¿Por dónde empezar con una estrategia de cobranza?

Analizar las características específicas de cada cliente es un punto de partida esencial entre las acciones para tu estrategia de cobro. Esto te permitirá evaluar y categorizar a cada usuario de acuerdo a su nivel o perfil de riesgo.

Los clientes con un historial recurrente de pagos atrasados, por ejemplo, podrían categorizarse como “alto riesgo”. Al igual que otras sumas de “riesgo medio” y “riesgo bajo” de acuerdo a los precedentes de la relación comercial con cada cliente y su historial de pagos.               

En lo anterior se aplica la “segmentación de clientes” y otra forma de hacerlo es considerar la importancia financiera de las operaciones que tienes con ellos, con base en los valores asociados a las mismas. Así, podrás tomar decisiones puntuales para cada segmento de usuario con el propósito de promover un pago oportuno entre ellos.  

Esta misma segmentación se puede aplicar para un escenario invertido, por ejemplo, para evitar la activación de una deuda por pagos atrasados, dicha segmentación puede aplicarse al grupo de clientes cuya fecha límite de pago de la factura esté cercana a vencer, y así, avisar con anterioridad a los clientes que sus obligaciones están próximas a vencer. 

Además, resulta motivador para los clientes con un perfil comercial idóneo que reciban comunicaciones acordes a su perfil, pues suele ocurrir que, cuando no se hace una segmentación adecuada, muchos de los clientes con buenos hábitos de pago terminan recibiendo las notificaciones de cobranza genéricas de otros clientes. ¿No suena tan agradable, verdad? 

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3 técnicas de cobranza infalibles que debes implementar en tu estrategia

Para este punto ya debes saber que tener una estrategia de cobranza definida, clara y coherente no sólo agiliza la eficiencia de los pagos que recibes sino que además, cuida de las relaciones que tienes con tus clientes, para que se prolonguen en el tiempo de manera beneficiosa para ambos. 

A continuación te contamos sobre 3 técnicas que fortalecerán tu estrategia de cobro:

1. Comunicación constante

   Mantener un canal de comunicación activo es primordial. Allí podrás informar, recordar y actualizar a tus clientes sobre el estado de sus deudas, pero ¡ojo!, no olvides que la segmentación es clave para que esa comunicación sea oportuna y asertiva. Los correos electrónicos suelen ser eficientes para informar si están por vencer o ya están vencidas las cuentas de tus clientes. Además, un sistema de cobranza te facilitará llevar registro y control de a quiénes se les ha comunicado y a quiénes no, y así evitar molestias entre tus clientes. 

2. Define una política de cobro para clientes impago

   El incumplimiento en los compromisos de pago, aunque indeseado, es cada vez más común. Tener una estrategia de cobranza eficiente te permitirá manejar con soltura este tipo de situaciones sin que se conviertan en una bola de nieve para tu organización. Por eso, definir una política de cobro para este tipo de clientes resulta fundamental. Hoy por hoy, el uso de programas de cuentas por cobrar y facturación en línea son grandes aliados para gestionar con antelación y previsión este tipo de casos, y así minimizar las posibilidades de impago. 

3. Apóyate en la tecnología

   Como ya te adelantamos un poco, existen algunos mecanismos para automatizar los procesos de cobro. Son programas parametrizables según tu necesidad, garantizando el orden y el detalle funcional que requieras. Podrás monitorear en tiempo real el comportamiento de pago de tus clientes, conocer predictivamente los futuros ingresos que tu empresa tendrá por concepto de pagos programados y ver el estado detallado de cada una de las facturas, teniendo como resultado una panorámica al día siempre que la necesites. Apoyarte en la tecnología no solo facilita la visualización de vencimientos, plazos, montos, sino también mantener ordenada la información de cada uno de tus clientes para evitar irregularidades.

4. Ofrece incentivos y descuentos

   ¿Has pensado en la opción de ofrecer descuentos por “pronto pago” a tus clientes? Una estrategia de incentivos y descuentos puede hacer que las personas se vean motivadas para pagar a tiempo. 
   Incluso, para recuperar carteras morosas, hay quienes prefieren ofrecer algún tipo de descuento sobre los intereses de la deuda o sobre la deuda misma.
   Sin embargo, este tipo de decisiones pueden ser interesantes, pero deben ser financieramente inteligentes, para que estén acordes con los objetivos de tu empresa o negocio. Estas estrategias, además, deben ser bien segmentadas, pues es posible que no sean adecuadas para todos los clientes. Analiza bien la cartera que tienes con cada uno de ellos, para decidir a quiénes podrías ofrecerles estos beneficios para el pago de su deuda.
   
   

5. Categoriza y segmenta a tus clientes

   La categorización y segmentación de tus clientes, como lo mencionamos anteriormente, es fundamental para una estrategia de cobranza. ¿Por qué? Porque te permite conocerlos y entender mejor su histórico de pagos y atrasos.

   Comprender la dinámica financiera de tus clientes te permitirá, además, pensar en estrategia proactivas para atender aquellos que suelen atrasarse con frecuencia u ofrecerles opciones de pago diferenciales a quienes siempre han sido puntuales con cancelar sus obligaciones y parecen tener un problema en sus finanzas. Eso es imposible de hacer si no tienes segmentados y categorizados a tus clientes.

   En conclusión, contar con una estrategia de cobro y un programa de cobranza sólido y estructurado, fortalecerá la relación con tus clientes y le permitirá a tu equipo de trabajo optimizar su tiempo, decirle adiós a las imprecisiones en la conciliación de cartera y los descuadres en el flujo de caja.

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En el proceso de cobranza: ¿cómo incentivar el pago de tus clientes?

Cuando los clientes reciben un motivador o incentivo para sus respectivos pagos se sienten escuchados porque, de alguna manera, sienten que de tu lado hay, más que un cobrador, un cómplice o amigo que quiere generar sinergia entre  su empresa y la tuya.

Algunas de las tácticas más utilizadas son:

• Un descuento al monto adeudado de acuerdo a unas fechas límites establecidas.
• Un beneficio en la próxima compra si realizan el pago total de la deuda vigente.
• Un descuento por pago anticipado (o un porcentaje en la reducción de la deuda).

Por supuesto, dependerá de la categoría de cada cliente que previamente habrás segmentado como te indicamos anteriormente. Así podrás evaluar qué tipo de acuerdo beneficia a ambas partes.

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