Así ha evolucionado la factura comercial en Colombia

Una breve mirada a los cambios en la manera de emitir facturas en el país, desde el recibo de compra con todos sus problemas hasta la facturación electrónica y sus beneficios para empresas, personas y el estado.

Esa tirilla larga, llena de códigos y valores, que muchos arrugan o botan en la primera caneca que encuentran es un documento con información valiosa más allá del valor o el costo de un producto o servicio que se acaba de adquirir.

Una factura, en una definición sencilla recogida de la Economipedia, es “un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado”.

Pero hay más información en ella necesaria para la DIAN, en el caso de Colombia. La fecha de la transacción, un número consecutivo para identificar ese movimiento, la identificación tanto del vendedor como del comprador, la descripción de la operación comercial y la información impositiva sobre dicha transacción.

Es un documento, en otras palabras, que deja constancia del bien o servicio que se adquirió, de quienes participaron en esa transacción y de los impuestos que se pagaron en ese acuerdo comercial. 

Esos datos son fundamentales para todos los actores del sistema comercial, financiero y de impuestos del país y ahí radica su importancia.

Así ha cambiado la factura en Colombia

La idea de la facturación electrónica no es nueva. Pero antes de llegar a ella es posible revisar el cambio de este documento. Sus orígenes —los de la factura— se pueden rastrear hasta el siglo XIII como primeros registros de compra y venta de artículos, se popularizó a medida que creció el comercio entre países y personas (y la aparición de la imprenta), se fortaleció con la Revolución Industrial y se ha ido perfeccionando con los años, hasta llegar a la factura electrónica. 

A Colombia, como al resto de América, llegó junto con las carabelas y el idioma español. Pero es curioso pensar cómo un simple papel logró configurarse como un documento de alto valor en sí mismo y llegó a ser uno de los protagonistas del Derecho Mercantil y el Derecho Tributario.

Bastaba entonces con anotar lo apenas básico (la persona Equis le paga a la persona Ye por un producto o un servicio prestado), como un testimonio de la operación comercial. Hechas a mano durante muchísimos años —y hasta hace muy poco, realmente, podían encontrarse establecimientos que aún llevaban así el registro de sus transacciones—, solo con la llegada de las máquinas registradoras empezaron a estandarizarse sus formas.

Así, entonces, se pasó de un simple documento que registraba la compra o transacción de bienes o servicios a convertirse en una constancia no solo del intercambio de bienes por dinero, sino de registro y control ante las autoridades del valor de lo que se compra y los respectivos impuestos que se generan en esa transacción. 

Por eso dejó de ser suficiente la información que contenía y empezó a requerir más datos:

Datos de una factura en Colombia

- Nombre completo o razón social y NIT del vendedor o del prestador del servicio.

- Nombre completo, documento de identidad o razón social y NIT de quien adquiere el servicio, junto con la discriminación del IVA pagado.

- Un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

- La fecha de expedición (cuándo se hizo la transacción). 

- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

- El valor total de la compra u operación realizada. 

Y ahora, Colombia empezó en serio su historia con la facturación electrónica.

Si fuéramos a pintar ese camino de la factura, podría ser así:

La aparición de la factura electrónica en Colombia

La historia de la facturación electrónica en Colombia no es un asunto reciente. Se empezó a hablar de ella en la década del 90 y en 1995 se conoció el primer artículo que buscaba regularla, pero desde ese primer momento pasaron más de 10 años antes de retomar el tema, con el decreto 1929 de 1997.

El paso a paso legal es así:

1. Artículo 37 de la Ley 223, de 1995, donde se equiparaba la factura electrónica con la factura en papel.

2. Decreto 1929 y la Resolución 14465, de 2007, donde se presentan las primeras regulaciones sobre la factura electrónica. 

3. Decreto 2242, de 2015, que regula un nuevo sistema de facturación electrónica. 

4. En 2016 se realizó un primer piloto de facturación electrónica. 

5. La recta final empieza en 2019, con la definición del calendario de masificación de la factura electrónica. 

6. En 2020 se dan los ajustes finales a la normativa sobre la emisión de factura electrónica. 

7. En 2021 empieza como una exigencia la facturación electrónica en todo el país. 

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica en Colombia?

1. Reduce costos: el gasto en papelería, impresión y despacho será notablemente menor. 

2. Se logran cobros eficientes: la factura electrónica hace posible seguir con mayor rigurosidad y control los pagos. 

3. Optimiza los procesos de la empresa: la facturación electrónica permite que haya más orden y claridad en las empresas, haciéndolas más rápidas y eficientes. 

4. Se tiene trazabilidad: el seguimiento y control de las facturas se facilita con la facturación electrónica y así es posible saber qué ha ocurrido con estas en cada momento. 

Así, pues, el que era un documento de trámite, un papel que demostraba la buena fe entre las dos partes de una transacción comercial, se convirtió, con el paso del tiempo, en un documento legal que brinda beneficios y seguridades al vendedor de un bien o prestador de un servicio, a quien lo adquiere y al Estado, toda vez que hace posible hacer seguimiento sobre la legalidad de estos movimientos.

Y en tu empresa, ¿ya tienen claro todo sobre la factura electrónica?

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mayor beneficio de la facturación electrónica?

Hoy en día, facturar electrónicamente mejora la información legal de un proceso de compra, además brinda la posibilidad de una mejor gestión hacia los clientes, las empresas y las relaciones contables con el Estado.

¿Cuándo se convierte en exigencia la facturación electrónica en Colombia?

En el año 2021 la facturación electrónica comienza a ser vigente como una exigencia en todo el territorio nacional. Esto para prestar mayores beneficios no solo para los clientes, sino para las empresas que realizan este tipo de facturación.