Facturación electrónica en empresas de servicios públicos

Facturación electrónica en empresas de servicios públicos

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Desde el año 2020, las empresas públicas y las de servicios públicos domiciliarios deben facturar electrónicamente, según el calendario fijado por la Dian. Pero hacerlo va más allá de una cuestión normativa. Te contamos por qué.

Empecemos por este asunto: la factura que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios está dentro del listado de los documentos equivalentes a factura de venta y quienes emiten facturas de ventas deben tener facturación electrónica.

Además, según consta en el calendario de masificación creado por la Dian, desde el año 2020, las empresas públicas y las empresas de servicios públicos domiciliarios —considerados además grandes contribuyentes— debían empezar con la versión de validación previa.

Está de más recordar (aunque lo haremos) que una empresa de servicios puede ser privada, pública o mixta, dependiendo de su función, de quién sea su responsable y del origen de su capital; y se caracterizan por ofrecer aquello que no es tangible en sí mismo (como la electricidad, la educación, la televisión o la telefonía) y que satisface las necesidades de las personas y las empresas. 

Pero hay un detalle más: no se trata solo de que las empresas de servicios públicos emitan su facturación electrónicamente, sino de que las facturas que sus proveedores les deban remitir también deben de ser electrónicas. 

¿Por qué deben las empresas de servicios públicos facturar electrónicamente?

La respuesta más sencilla es que se trata de una obligación legal, de una norma con la que deben cumplir los prestadores de servicios públicos. Sin embargo, los beneficios que reporta la facturación electrónica para otras compañías son similares para las empresas de servicios públicos.

Podrían reunirse en cinco razones:

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1. Reducen costos: el gasto en papelería, impresión y despacho será notablemente menor para las empresas de servicios públicos. Un ahorro fundamental para reinvertir en mejoramiento de la prestación del servicio.


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2. Se logran cobros eficientes: la factura electrónica hace posible seguir con mayor rigurosidad y control los pagos y conocer las cuentas por cobrar.

 

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3. Se tiene trazabilidad: el seguimiento y control de las facturas se facilita con la facturación electrónica y así es posible saber qué ha ocurrido con estas en cada momento. Si ya se pagaron, si están programadas para pagarse en una fecha futura o si se necesita empezar a gestionar su cobro.

 

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4. Claridad ante todo: la factura electrónica es un documento al que pueden acceder y guardar los proveedores y los clientes, para revisar los cobros y los valores cuando lo necesiten.

 

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5. Optimiza los procesos de la empresa: la facturación electrónica permite que haya más orden y claridad en los procesos financieros de las empresas de servicios públicos, siendo más rápidas y eficientes. 

 

 

Según la Cámara de Comercio de Bogotá, la facturación electrónica representa un ahorro del 84 % de los costos relacionados con la generación de las facturas tradicionales, teniendo en cuenta que en promedio cada factura cuesta 500 pesos, según las necesidades de cada empresa.

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¿Cómo pueden las empresas de servicios públicos mejorar sus procesos de facturación electrónica?

A estas alturas, todas las empresas de servicios públicos deben tener ya en funcionamiento un sistema de facturación electrónica. Pero ¿será que tienen el mejor?

Si estás al frente de los procesos de facturación de una de estas organizaciones es bueno revisar lo que te ofrece la solución con la que cuentan y si es momento de buscar una plataforma que reúna todos los procesos financieros. En otras palabras: es posible mejorar el proceso de facturación electrónica de las empresas de servicios públicos. 

El cómo es contando con una plataforma más poderosa que haga más que generar la factura electrónica. ¿De qué estamos hablando? De la integración de los procesos financieros

Es decir, se trata de ir un paso más allá, encontrando una solución que permita unificar tanto la facturación, las cuentas por cobrar (recaudo) y el pago de las obligaciones que pueda tener la compañía en cuestión.

Hay algunas empresas que lo han hecho bien. Incluso, un informe del medio Valor Analitik, señala que, el sector de servicios públicos estuvo entre los cuatro sectores con mejor gestión financiera durante la pandemia.

¿Cómo lo está haciendo tu empresa? Evalúalo, quizás encuentres otras soluciones más poderosas. Y mucho mejor si puedes con ella:

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Integración de procesos financieros en empresas de servicios públicos

Si tener un adecuado control de todos los procesos financieros es importante para cualquier empresa, lo es mucho más para una de servicios públicos. 

Lo fundamental de la integración es que es un paso decisivo por la eficiencia, pues al unificar la información, los procesos y las operaciones en una sola plataforma es más sencillo para todos tener claro cómo están las finanzas de la empresa y dónde están los puntos débiles que se deben reforzar.

Esta integración fortalece la capacidad de análisis y la posibilidad de tomar decisiones de las empresas, al estar más informadas. Esto, a su vez, les permite a las organizaciones que han integrado sus procesos apuntar con más tino a la mejora de su rentabilidad y, por ende, pueden mejorar su servicio, creando así un círculo virtuoso donde todos ganan. 

Vale repetirlo ahora: ¿cómo está el proceso de facturación de la empresa de servicios públicos donde trabajas?

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