Herramientas de cobranza para mejorar la gestión del recaudo

Si vendes productos o servicios es fundamental que obtengas el pago por estos. Y no solo se trata de facturar, sino de que, efectivamente, se reciba el monto de las facturas. Velar por el cumplimiento de las obligaciones de tus clientes es lo que se llama gestión de cobranza.

¿Dónde está tu dinero? ¿Qué ha sido de aquel cliente que te compró un servicio pero no termina aún de pagarlo? ¿Tienes claro quiénes te adeudan? ¿Cuáles son las facturas que aún no te pagan y desde cuándo no lo hacen? No tenemos que decírtelo, pero lo haremos: deberías tener una respuesta para estas preguntas.

¿Qué es la gestión de cobranza?

Hablemos más claro aún. A toda empresa, emprendimiento, comercio o compañía le pasa: es necesario convertir las cuentas por cobrar en ingresos. Para todas es importante el flujo de caja y contar con activos que les permitan tomar decisiones que tienen que ver con su futuro: pagar sus propias obligaciones, invertir, comprar insumos, crecer… Cada cual tendrá las suyas.

La gestión de cobranza no es otra cosa que ponerle orden a la casa, identificando las facturas por cobrar para que tu empresa tenga los recursos necesarios para mantener su operación, cumplir con sus compromisos financieros y recibir las utilidades que estás esperando.

Para ello necesitas, claro, tener identificado el journey de todas tus facturas. ¿Quién pagó y quién no? El problema, siendo absolutamente sinceros, es que en muchas organizaciones esta información no está centralizada. La tiene cada vendedor en sus archivos personales, en una tabla de Excel o en su cabeza. 

Esta práctica va en contra de la eficiencia de tu empresa, atenta contra tu flujo de caja y te impide actuar a tiempo o tomar mejores decisiones, ante la incertidumbre de unos posibles ingresos o la necesidad de empezar las gestiones necesarias para lograr el efectivo recaudo de esas facturas. 

Herramientas de gestión de cobranza

Es esencial, para una correcta gestión de cobranza, tener claro en qué momento se encuentran tus facturas. Identificar las que ya están vencidas, pero mucho mejor, saber cuáles están a punto de vencerse. 

Conoce el paso a paso de la gestión de cobranza

Hay herramientas de gestión de cobranzas que te permiten llevar ese control, pero ir mucho más allá: una plataforma donde puedas tener el viaje completo de toda la factura, desde su emisión hasta su pago o vencimiento, para mantener en orden todo el proceso. Estamos hablando de una herramienta de gestión financiera, que reúna cada uno de los pasos a seguir:

1. Facturación electrónica.

2. Gestión de cuentas por cobrar.

3. Pago por cualquier medio. 

Más las posibilidades de recordar a los clientes las fechas de vencimiento de sus obligaciones y la capacidad de identificar las no pagadas, para iniciar el procedimiento definido para realizar estos cobros. Es posible encontrar, por ejemplo, un software de finanzas u otro de facturación electrónica, diferentes soluciones que lleven a cabo esas labores por separado. Lo ideal es tener una plataforma que los reúna y unifique. 

¿Cómo elegir una herramienta de gestión de cobranzas?

Por su utilidad y los beneficios que traiga para tu empresa. Ese sería el primer paso. Pero como en todo, lo que necesitarás es poner las diferentes herramientas de cobranza que encuentres en la balanza del costo beneficio, asegurándote de que la que escojas de verdad te ayude a ser más eficiente y efectivo en esa tarea.

Más que una simple herramienta para cobrar las facturas pendientes, lo ideal es emprender un proceso de transformación digital en tu empresa y procurar hacerse con una plataforma financiera que te ayude a ser más eficiente, unificando todos tus procesos financieros.

Dos detalles que deberías tener en cuenta:

- Busca una herramienta que te permita parametrizar, según el ciclo del negocio, cómo quieres cobrar. Asegúrate que sean posibles, si así lo deseas, los pagos extemporáneos con o sin recargos, como tú lo decidas. 

- Mejor si tiene un sistema de gestión de clientes para conocer quiénes de ellos tienen programados sus pagos y a quiénes es mejor recordarles que la fecha de vencimiento de sus facturas se acerca o ya pasó. Y mejor si ese sistema lo puedes programar para que el envío de recordatorios lo haga inteligentemente y no de manera indiscriminada. 

Automatiza, pero facilita el contacto

Una correcta gestión de cobranza implica el contacto con el cliente. Si bien es cierto que las automatizaciones de las herramientas digitales hacen posible un mayor número de recordaciones, agilizando los procesos y trámites, también lo es que se deben mantener abiertos los canales, tanto de pago como de comunicación.

Los bots y las automatizaciones son posibles gracias al machine learning y pueden hacer mucho por nosotros, pero permitirles a los clientes una manera fácil de ponerse al día con sus obligaciones es también pensar en la eficiencia de tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el proceso de gestión de cobranza?

El paso a paso de gestión de cobranza, desde la factura es:

1. Genera una factura.

2. Envío al cliente.

3. Fecha de pago.

4. Recordatorio de fecha de pago.

5. Vencimiento de pago.

6. Nuevos recordatorios de pago.

7. Inicio del proceso de cobranza.

¿Es ideal implementar un proceso de cobranza electrónico?

Así es. Este proceso electrónico le dará múltiples beneficios a tu empresa. Además, con Págalo podrás probarlo por 30 días. Inicia gratis tu proceso de facturación electrónica hoy con Págalo.