Reduce los costos de emitir una factura en cinco pasos

Reduce los costos de emitir una factura en cinco pasos

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Dijeron factura electrónica y la gente aplaudió. Y está bien, es un paso necesario e importante para Colombia, pero que trajo consigo unos retos financieros y operativos para las empresas. ¿Es posible reducir el costo de la facturación? Respondemos la pregunta a continuación.

 

Desde el año 2019 es obligatorio que las empresas realicen la facturación electrónica, un proceso creado para disminuir la evasión de impuestos y lograr un mejor —y mayor— recaudo para el país, pero también agilizar ciertos trámites, aumentar la seguridad de las transacciones e, incluso, reducir el impacto ambiental, pues al facturar en línea se elimina el gasto en papel.

Sin embargo, la implementación del proceso de facturación electrónica representó (y representa aún para las empresas nuevas) un costo que no alcanzaron suplir algunos pese a  la disminución en los gastos de impresión y compra de papel.

Lo cierto del caso es que la facturación electrónica ya rige en Colombia y ahora es posible pensar en algunas maneras de hacer más eficiente ese proceso con el fin de reducir los costos al emitir estos documentos, tal como lo exige la ley. 

¿Cómo emitir una factura electrónica?

Permítenos devolvernos un poco para los que apenas llegan a este mundo y así poder responder mejor a esta pregunta. 

La respuesta rápida es: necesitas un software de facturación. La DIAN tiene uno dirigido a pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, en el mercado se pueden encontrar varios programas que les permiten a las empresas cumplir con esta obligación, siempre y cuando cumplan con las especificaciones técnicas requeridas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y con un certificado de forma digital aprobado por la ONAC.

Resumiendo esto, para emitir tus facturas electrónicas puedes:

- Desarrollar un software propio.

- Contratar un aliado o proveedor tecnológico.

- Con el sistema de facturación electrónica de la DIAN. 

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¿Quién debe emitir factura electrónica?

Hay una respuesta técnica y legal para esto. Deben emitir factura electrónica:

- Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica. 

- Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica. 

En palabras más claras: toda persona, natural o jurídica, que esté obligada a expedir factura, debe hacerlo ahora electrónicamente, pues ya no es posible hacerlo en papel.

Y si no estás obligado, pero lo quieres hacer por alguna razón, esa factura debe de ser electrónica.

Claro, ahí surgen otras dos preguntas inevitables: cuánto cuesta emitir una factura electrónica y si es posible reducir ese costo.

Vamos con la primera pregunta. En el primer caso, es claro que se debe hacer una inversión (bien sea de tiempo o de dinero) para desarrollar tu propio software de facturación. 

Para contratar a un proveedor, asegúrate de encontrar el ideal, que además esté autorizado por la DIAN para hacerlo, así te evitarás dolores de cabeza. El costo puede variar dependiendo de lo que necesites, el promedio de facturación en pesos o volumen de documentos y las funcionalidades adicionales que te tenga el software que ofrecen los proveedores. 

Por último, el software de facturación de la DIAN. A favor, es gratuito; en contra, ese software funciona bien, pero aún necesita algunas afinaciones para evitar que tengas que hacer reconciliaciones.

Sobre esto de los costos, el diario La República publicó, en marzo de 2019, un artículo sobre los costos de la facturación electrónica, quizá te interese leerlo y hacerte una idea más amplia de estos.

¿Cómo reducir el costo de emitir una factura?

Ahora sí, respondamos a esta pregunta. También tenemos una respuesta rápida: la eficiencia. 

De por sí, como ya lo hemos mencionado, la factura electrónica —a mediano plazo y luego de la inversión inicial para su puesta en marcha en tu empresa— representa una reducción en los costos en las finanzas de tu organización.

Pero es posible hacer que el proceso se optimice, logrando mejorar otras dinámicas de tu empresa, mejorando los tiempos de respuesta, la organización documental, los controles internos, la puntualidad de los pagos, la efectividad del recaudo, entre otros que, a final de cuentas, representan una reducción de costos para tu empresa. 

¿Cómo se optimiza el proceso de facturación? Integrándolo con otros procesos, por supuesto. Un integrador de procesos financieros lo permite, uniendo el proceso de facturación, gestión de cuentas por cobrar y pagar, facilitándote la generación y emisión de facturas electrónicas, la gestión de convenios, la conciliación automática, la generación de reportes y hasta la inscripción de pagos o la generación de órdenes de pago, también.

Es importante cumplir con la normatividad, pero será mucho mejor si vas un paso más allá, optimizando tus procesos y mejorando la eficiencia y efectividad de estos, para beneficio de tu empresa.

Finalmente, te proponemos estos cinco pasos:

1. Revisa el estado de tu proceso de facturación

¿Está funcionando tan óptimo como esperas que sea? ¿Te permite tener los datos necesarios para tomar decisiones?

2. Revisa la oferta de los proveedores de servicios de facturación electrónica

Estás seguro que tienes la ideal para tus necesidades y las de tu equipo.

3. Ubica los puntos de fuga

Puede ser que haya información que se esté quedando fuera de tu radar. revisa con lupa la cadena de tu proceso para encontrarlos o confirmar que nos los haya.

4. Automatiza

Es posible que ciertos procesos puedan automatizarse, para liberar personas y asignarlas a tareas más estratégicas.

5. Integra

La integración de los procesos de facturación, pago y recaudos es una llave valiosa que deberías tener en cuenta. El poder tener en una sola plataforma todo el viaje de la factura (desde la generación, pasando por el envío al cliente, los recordatorios de pago, la recepción de este, hasta gestionar el proceso de cobro de la factura vencida) te permite ser más eficiente.

Ya lo sabes. Hay una manera de reducir los costos de tu empresa gestionando mejor el proceso de facturación. Existe una solución y puedes tenerla. 

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